Какая основная документация в бухгалтерском учете в 2020 году – СКБ Контур

Какая основная документация в бухгалтерском учете в 2020 году – СКБ Контур

Первичная документация в бухгалтерии

Каждый бухгалтер сталкивается с «первичной документацией». Однако однозначно определить, какие документы относятся к первичной, сложно даже специалистам с многолетним опытом. Другой набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще большую неопределенность. Итак, что такое основная документация в бухгалтерском учете и что о ней нужно знать? Давайте узнаем в этой статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Примером «первичной документации» в бухгалтерском учете является любой документ, подтверждающий операции налогоплательщика. Мы говорим о сделках, которые связаны с коммерческой деятельностью организации и имеют экономический смысл.

Все основные бухгалтерские документы описаны в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этому закону необходимо собрать и подготовить документы, подтверждающие расходы и доказывающие ФНС правильность расчета налоговой базы.

Первичный документ необходимо оформить при заключении коммерческой сделки, так как данный документ это подтверждает. Обычно это делает провайдер. Перечень первичных документов в бухгалтерии, сопровождающих операцию, зависит от типа операции и может отличаться. Вам нужно быть особенно осторожным с документацией транзакций, в которых вы являетесь покупателем, поскольку это ваши расходы, и вы больше заинтересованы в правильном оформлении документов, чем поставщик. Налоговые органы могут не допустить «первичного учета» с ошибками.

Хранение первичных документов

Вы должны вести основную бухгалтерскую отчетность не менее 5 лет. В течение этого периода Федеральная налоговая служба может в любой день запросить у вас или ваших деловых партнеров документы для проверки. Эти документы также понадобятся в случае юридических споров.

До сих пор для хранения документов требовались полки, папки и большое количество бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, переведите свой архив первичных документов в электронный вид. Бухгалтерские услуги позволяют систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве – так проще искать документы. В списке услуг легче отследить отсутствие оригиналов документов, закрытий, платежей и документов транзакции. Электронные документы заверяются электронной подписью.

Если у компании нет базового документа, срок действия которого не истек, на него будет наложен штраф от 10 до 30 тысяч рублей. Еще одна проблема с потерей документов – невозможность учесть расходы при расчете налоговой базы. В этом случае налоговые органы взимают дополнительный налог, и компании придется платить больше.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все операции в компании можно разделить на три этапа:

Первым делом нужно согласовать условия сделки. В результате будет заключен договор и выставлен счет на оплату.

Второй шаг – оплата транзакции. Основные документы, подтверждающие оплату:

    Оплата наличными – кассовый чек, кассовый чек, строго расчетная форма. Организации редко платят друг другу наличными, так как сумма в кассе ограничена 100000. руб. Обычно сотрудники получают авансовые платежи или аванс наличными. Электронные платежи, в том числе эквайринг, платежные системы или переводы с расчетного счета – выписка из банка.

Третий этап – получение продукции. Подтверждение получения товара или услуги покупателем и оплаты продавцом не требуется. Без подтверждающих документов налоговые органы не допустят учета расходов. Квитанцию ​​подтверждают:

    Накладная; документ, подтверждающий покупку; деятельность, заключающаяся в выполнении работы или предоставлении услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки сильно различаются от компании к компании. Несмотря на это, существует перечень основных документов, обязательных в бухгалтерском учете:

    Соглашение. Счет к оплате. Платежные документы: товарные ваучеры, пробелы строго растяжения. Товарная фактура. Деятельность или услуги. Выставленный счет.

Этот список документов транзакций не является исчерпывающим и может увеличить масштаб в зависимости от видов транзакций и специфики учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Принципы первичной документации позволяют его подготовиться в соответствии с саморазвиванными или гармонизированными формами (статья 9 402-ФЗ). Помните, однако, что только документ, который содержит все необходимые требования, является юридически важным:

    Название документа. Дата создания. Название организации или названия предпринимателя, который является отправителем. Содержание документа или деловой транзакции. Природные и денежные показатели. Информация об ответственных лицах. Признаки страниц.

Формы первичных документов, используемых Организацией, определяются в учетной политике. Во время работы может возникнуть необходимость обновления или дополнения форм – это также записано в учетной политике.

Рассмотрим более подробные основные документы.

Договор

В конце транзакции Стороны заключают договор, в котором установлены все условия и детали будущих экономических операций: Условия отгрузки товаров, работа или предоставление услуг, дата платежа, метод урегулирования, и т. п.

Читайте также:  Как определить или оспорить кадастровую стоимость недвижимости

Кроме того, соглашение должно сохранять данные о транзакции и цене. Также необходимо указать права и обязанности сторон, так что в суде было легче разрешить любые споры.

Оптимально, если какая-либо транзакция формализирована отдельным соглашением. Однако предприятия часто содержат один общий договор с фиксированными подрядчиками для одновременного одновременного подрядчиков. Нарисуйте две копии договора с уплотнениями и подписими страницами на каждом из них.

Письменная форма договора не всегда необходима. Например, в случае покупки или транзакций по продажам, проверка кассира или квитанция о продаже является документом, подтверждающим транзакцию.

Счет на оплату

Счет-фактура является документом, в котором продавец определяет цену за свои услуги или товары.

На момент оплаты покупатель соглашается с условиями поставщика. Законодатель не указывает форму счета, поэтому каждая компания готовит ее по-своему. Условия транзакции, условия оплаты и доставку и т. Д. Указываются в счете.

Подпись директора или основного бухгалтера на этом документе не является обязательной (статья 9 ° 402-FZ). Однако, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов или подрядчиков, они не пренебрегают им. Законопроект не дает возможности требовать претензий от поставщика – только определяет цену покупки. Сторона заказа сохраняет право запросить возврат в случае нарушения договора или незаконному обогащению поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Основные документы в этой группе подтверждаются платежом за товары или услуги, полученные покупателем.

Они включают доказательства денег и продаж, команды и запросы на оплату, строго исправляющие. При совершении безналичного платежа покупатель получает доказательство оплаты в банке, и поставщик может выдать запрос на оплату. Поставщик предоставляет проверку контрольной проверки или кассовой проверки, когда покупатель платит за продукт наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Проверки грузов выдаются в двух случаях: когда товары продаются физическими лицами или когда они продаются физическим лицам.

Списки транспорта обычно используются организациями для формализации продажи товаров и их дальнейшего кредита покупателем.

Концентрация, как соглашение, составлена ​​в двух экземплярах. Один из них остается от поставщика, чтобы подтвердить обработку товаров, а другой получает покупатель, чтобы подтвердить признание счета.

Данные в доказательстве доставки и счет должны быть идентичными.

Лицо, выдавая товары, ставит свою личную подпись на счет и корпоративную печать. Кроме того, покупатель удостоверится документ с его подписью и маркой.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Этот акт является основным документом для обеих сторон, который служит подтверждением факта заключения и внедрения транзакций, его расходов и крайний срок.

Его может составить заказчик или подрядчик. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующими договору.

Счет-фактура

Счет-фактура требуется для вычета НДС. Обычно это документ, сопровождающий коносамент или акт. Также есть счета на авансовые платежи.

    Данные продавца и покупателя; Информация о товарах, их стоимости и количестве; подписи ответственных лиц.

Счет-фактуру должны выставлять все организации и предприниматели в ОСНО и другие лица, работающие с НДС.

Первичные документы для бухгалтерского учета

Основные бухгалтерские документы – это правильно оформленные и заполненные документы, подтверждающие факт осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Под фактом понимается событие, операция или транзакция, которые влияют на денежный поток компании, ее финансовое состояние или экономический эффект от ее работы.

Базовые бухгалтерские документы подтверждают совершение таких операций и составляются в момент их совершения. Помимо того, что они используются для целей бухгалтерского учета, они также необходимы для налогового учета, поскольку составляют основу для признания расходов, понесенных предприятием, и позволяют правильно определять налоговую базу. Бухгалтерские документы также используются в случае судебных разбирательств или споров с подрядчиками и клиентами.

Закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» запрещает подготовку бухгалтерских документов, которые формализуют факты хозяйственной жизни, фактически не имевшей место. В основном это относится к воображаемым и кажущимся транзакциям.

Общие требования к составлению первичных бухгалтерских документов

Исчерпывающий перечень основных бухгалтерских документов, которые должны вести субъекты хозяйствования в соответствии с законодательством, отсутствует. Компания может определить их количество, виды и формы – все зависит от цели их использования. Регулированию подлежат только формы «первичных» документов по кассовым операциям.

Читайте также:  Примерное заявление для полиции относительно угрозы жизни и здоровья: как подать, оправдание

Компания может использовать стандартные формы, доступные, в частности, в бухгалтерских программах, или самостоятельно создавать бухгалтерские документы. Однако следует помнить, что к этой документации закон устанавливает ряд необходимых требований, без которых они не будут считаться выполненными надлежащим образом. К ним относятся:

    название документа, дата его составления; название компании; Содержание факта ведения бизнеса; Количество (штук, штук и др.) И (или) деньги (рубли) сделок; Полные имена и подписи представителей контрагентов, заключивших сделку, их должности и другие идентификационные данные.

Шаблоны основных бухгалтерских документов, которые компания использует в своей деятельности, определяются руководителем подразделения и утверждаются его распоряжением.

Базовый бухгалтерский документ составляется при констатировании хозяйственного факта, а если это невозможно – сразу после его завершения.

Базовый бухгалтерский документ может быть составлен

– на бумаге

– на бумаге; – в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Законодательством Российской Федерации или любым договором может быть предусмотрена передача подрядчику или государственному органу основного бухгалтерского документа в бумажной форме. В этом случае организация обязана составить по запросу другого лица бумажную копию оригинала бухгалтерского документа, оформленную в виде электронного документа.

Порядок внесения изменений в исходные бухгалтерские документы также установлен законом. Например, исправление в исходном бухгалтерском документе включает дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ, их имена и инициалы. Также могут быть указаны другие детали, необходимые для идентификации этих лиц.

Список основных бухгалтерских документов, которые должны сопровождать конкретную хозяйственную операцию, зависит от ее типа и может варьироваться. Прежде всего, его готовит и создает поставщик товаров или услуг. Поэтому в сделках, где ваша компания является покупателем и, следовательно, юридическим лицом, которое несет расходы, обратите внимание на проверку оригиналов документов вашим поставщиком.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Как упоминалось ранее, факты хозяйственной деятельности компании фиксируются путем создания первичной документации. Соответственно различают следующие виды:

    в зависимости от количества записываемых данных – первичные, консолидированные; по назначению – бухгалтерский, директивный, исполнительный, МСО (формы строгой отчетности); по способу отображения информации – сводная, разовая; в зависимости от места приготовления – наружное, внутреннее; В способе их создания – в бумажном или электронном виде.

Первичные документы в бухгалтерии: опись

Работа с первичными документами – одна из основных задач бухгалтерии, так как правильность документов является основанием для законности признания расходов и удержаний, а также для правильного формирования налоговой базы. Чаще всего бухгалтерия работает со следующими генеральными документами:

    коммерческий договор с подрядчиком *; Счет-фактура * (форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137); счет-фактура * (форма юридически не утверждена); Коносамент и Коносамент, Универсальный коносамент (UDD); авансовые отчеты; Платежные документы, подтверждающие факт совершения платежа. Сюда входят флеш-чипы, банковские платежные документы (заявки и распоряжения) и кассовые документы (кредитовые и дебетовые квитанции); бухгалтерские отчеты; Акт выполненных работ (оказанных услуг) между заказчиком и подрядчиком (изначально унифицированных форм нет, но, например, акт строительных работ можно взять по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 100 Комитет от 11.11.1999 или создайте сами) Документы по оплате труда и расчетам с работниками; Документы учета основных средств; накладные и другие первичные документы.

* Такие документы, как торговый договор, счет-фактура, счет не являются отдельными первичными учетными документами.

Например, договор с подрядчиком устанавливает договоренности между сторонами – предмет сделки, права и обязанности, условия платежа и поставки, штрафы за нарушение условий контракта и т. Д. Однако без подтверждения актов (накладных) , платежные поручения и т. д.), сам договор не будет участвовать в создании операций бухгалтеров.

В счете-фактуре отражается сумма, по которой продавец оценивает свои товары (услуги). Если он не оплачен покупателем, выполнение товара не будет отражено в перечне учетных операций. Таким образом, счет-фактура является приложением к контракту, а не отдельным основным бухгалтерским документом.

Счет-фактура оформляется для налоговых целей – на его основании покупатель-подрядчик получает право вычесть сумму НДС, указанную подрядчиком-поставщиком. Однако, как и в случае с контрактом, отсутствие других подтверждающих первичных учетных документов не дает оснований для признания затрат по данной операции и отражения их в бухгалтерских записях.

Обратите внимание, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, также являются частью системы налогового и управленческого учета.

Читайте также:  Возможна ли продажа квартиры с зарегистрированным лицом, договор купли-продажи квартиры с зарегистрированными лицами (шаблон)

Первичные документы в разрезе этапов хозяйственной операции (сделки)

Каждая бизнес-операция компании осуществляется в несколько этапов. На первом этапе подрядчики проводят переговоры и достигают договоренности о сотрудничестве. Результатом консенсуса является подписание коммерческого контракта, в котором фиксируются договоренности сторон и выставляется счет на оплату.

Правильный способ – оформлять каждую сделку как отдельный договор. Однако чаще компании заключают генеральное соглашение с постоянными партнерами на однотипные сделки. Для ряда сделок не требуется письменного контракта. Так, например, розничный договор заключается с момента выдачи квитанции потребителю.

Счет-фактура – это бухгалтерский документ, в котором продавец предлагает свою цену на товары. Помимо цены, мы также предоставляем условия оплаты, способ доставки и другие необходимые условия. Однако этот документ не дает продавцу права требовать оплаты от покупателя – он лишь фиксирует цену товара или услуги. Согласие покупателя равносильно принятию счета.

Второй этап – выплаты по договору. Отчетными документами, в зависимости от вида платежа, будут:

    наличными, товарными купюрами, квитанциями и т. д. – при оплате наличными; выписки по счету, квитанции об оплате, заверенные обслуживающим банком в случае безналичных расчетов (эквайринг, платежи через платежные системы, электронные платежи и т. д.)

Завершающий этап сделки – доставка (получение) товаров (услуг). Документы, подтверждающие эти факты, обязательны. В противном случае налоговые органы не признают сделку завершенной и налоговая база может измениться не в пользу компании. На этом этапе будут подготовлены следующие документы

    фискальный чек – выдается в случае продажи товаров в розницу; Коносамент или накладная, подтверждающая продажу товара по договору поставки и являющаяся основанием для его последующей регистрации подрядчиком – покупателем, составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Подписано уполномоченными лицами сторон, ответственных за доставку и получение товара; Акт выполненных работ является двусторонним первичным бухгалтерским документом. В нем представители сторон указывают соответствие объема выполненных работ (оказанных услуг) условиям договора и факту совершения сделки.

В зависимости от договоренностей второй и третий этапы могут меняться местами, например, в случае доставки товаров с отсрочкой платежа.

Передача основных бухгалтерских документов в бухгалтерию

Бухгалтерские операции, включая признание затрат, продаж и т. Д., Выполняет бухгалтер исключительно на основании оригиналов бухгалтерских документов, предоставленных в бухгалтерию лицами, ответственными за их подготовку. Эти лица, а не бухгалтер, несут ответственность за соответствие основных бухгалтерских документов фактическим фактам экономической жизни. Поэтому сотрудники компании, отвечающие за ведение бизнеса и работу с первичными документами, должны немедленно сдать их в бухгалтерию. Налаживание документооборота помогает утверждать порядок документов в компании по приказу начальника, а также разработку заметок для сотрудников. Бухгалтер, в свою очередь, вправе в письменной форме потребовать от ответственных лиц соблюдать установленный порядок оформления документов, относящихся к фактам хозяйственной жизни, предоставить документы (информацию), необходимые для ведения бухгалтерского учета. И лица, ответственные за оформление первичных документов, должны соответствовать требованиям бухгалтера.

Как правило, все первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет после отчетного года. Федеральное архивное управление определяет конкретные сроки хранения документов. В течение установленного срока хранения налоговая инспекция имеет право запросить у вас или вашего подрядчика первичные документы для проверки. С актуальными сроками хранения бухгалтерских, кадровых и иных документов можно ознакомиться в Приказе Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. No 236.

Санкции за отсутствие «первичного учета»

Нарушение принципов учета доходов и расходов, а также отсутствие основных бухгалтерских документов чревато возникновением

    Ответственность по ст.120 Налогового кодекса РФ. Основное нарушение наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей. Повторное нарушение, выявленное в несколько периодов, влечет наложение штрафа в размере 30 000 злотых. руб. Если такие действия компании привели к уменьшению налоговой базы, на нее будет наложен штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч. рубли; ответственность по ст.15.11 КоАП РФ – наложение штрафа на должностных лиц в размере 5000 рублей. до 10 000рублей за грубое нарушение требований бухгалтерского учета.

Оцените статью
Добавить комментарий